Der Einkauf rennt noch immer hinterher

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Seit vielen Jahren habe ich es mir zur Aufgabe gemacht, Unternehmen darin zu beraten, ihren Einkauf zukunftsfähig und damit wettbewerbsfähig aufzustellen. Worauf ich dabei mindestens genauso lange treffe, sind Ausreden: keine Zeit für Digitalisierung und Innovation, zu wenig Personal für neue Konzepte, fehlende Kreativität für Ideen. Inzwischen brennt es allerdings so sehr, dass viele Einkaufsverantwortliche erkannt haben, dass es so nicht weitergehen kann. Zahlreiche Unternehmen und Organisationen haben durch die Pandemie und den Krieg in der Ukraine die Krisenanfälligkeit ihres Einkaufs vor Augen geführt bekommen. Steigende Rohstoffpreise, die Gefährdung von Lieferketten, digitale Settings und der Ruf nach einer neuen strategischen Ausrichtung – all das schlägt sich in der Einkaufsabteilung nieder. All das, was die letzten Jahre oder gar Jahrzehnte verschlafen wurde, fällt einem jetzt auf die Füße. Jetzt gilt es nicht, plan- und ziellos Maßnahmen zu ergreifen, sondern strukturiert einen modernen, innovativen Einkauf aufzubauen.

Kernkompetenzen für den Einkauf der Zukunft

Damit der Anschluss an den internationalen Wettbewerb gelingt und sich der Einkauf zukunftsfähig aufstellen kann, braucht es einige Kernkompetenzen. Dazu zählen: Verhandlungsgeschick, Kommunikationsfähigkeit, Kenntnis der Spezifikationen der zu bestellenden Waren sowie deren Einteilung in Warengruppen, ein sinnvolles Lieferantenmanagement und Know-how in Bezug auf Rahmenverträge zu den zentralen Aufgaben im Einkauf. In der Theorie erscheint das mehr als offensichtlich und ich bin mir sicher, dass Sie das nicht zum ersten Mal hören, doch in der Praxis erlebe ich immer wieder, dass es genau an dieser Basis fehlt. Im Folgenden gehe ich näher auf die Themen Verhandlungsgeschick und Kommunikationsfähigkeit ein.

Verhandlungsgeschick – mehr als nur Preisdrückerei

Wie heißt es so schön: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Auch im Einkauf sorgen tägliche Routinen dafür, dass der Blick auf die wesentlichen Aufgaben verloren geht. Verhandlungen gehören zum Alltag der Einkäuferinnen und Einkäufer, dennoch leidet die Vorbereitung oft und das Ergebnis ist dann nicht wie gewünscht. Ein guter Vergleich hierfür ist ein Spitzensportler: nehmen wir einen Speerwerfer, der sich für Olympia qualifiziert hat. Er hat bereits tausende Male den Speer geworfen und weiß genau, was er zu beachten hat, dennoch wird er sich nicht darauf ausruhen, sondern gerade kurz vor einem entscheidenden Wettkampf umso intensiver trainieren. Ebenso muss eine gute Performance bei jeder Verhandlung regelmäßig trainiert werden. Die Ausrede, dass keine Zeit dafür war, führt nicht selten zu unangenehmen Folgen. Um dem entgegenzuwirken, habe ich eine Mindmap als Hilfsmittel für eine gute Verhandlungsvorbereitung entwickelt. Sie ist nicht größer als ein herkömmliches DIN-A4-Blatt und beinhaltet alle wesentlichen Aspekte, die in einer Verhandlung wichtig sind. Mehr zur Mindmap und wie diese wirkt, erfahren Sie in dem Blogbeitrag: „Muss der Einkauf sich auf Verhandlungen vorbereiten? Die gehören doch zum Alltag …“

Kommunikationsfähigkeit – ein Muss im Einkauf

Der Einkauf lebt zu einem großen Teil von der Kommunikation. Angesichts dessen ist es entscheidend, die Kommunikationsfähigkeit regelmäßig zu trainieren, da sie sonst verkümmert. In unserer modernen Arbeitswelt verlernen wir zunehmend, mit Menschen zu sprechen, da ein Großteil der Kommunikation über E-Mails, Chats oder andere schriftliche Nachrichtendienste läuft. Mir kommt diesbezüglich eine Situation in den Sinn, die ich einmal als Interimsmanagerin erlebte. Dort gab es unter anderem eine junge, gut ausgebildete Einkäuferin, die auch sozial sehr kompetent war. Ich beobachtete sie einmal, wie sie eine Frage zum ERP-System bei Google eingab und fragte sie daraufhin, warum sie nicht einen ihrer Kollegen fragt. Ihre Antwort: „Ich möchte sie nicht stören und suche lieber selbst nach der Lösung.“ Selbstverständlich muss man nicht wegen jeder Kleinigkeit nachfragen, doch in diesem Moment wurde mir auch bewusst, dass wir die Kommunikation bereits intern verlernt haben. Ein weiteres Phänomen dahin gehend sind E-Mails. Ich will an dieser Stelle gar nicht davon sprechen, wie viele Mails unnötig sind und nur dazu dienen sich abzusichern oder im Zweifelsfall die Schuld auf jemand anderen zu schieben. Auch die berühmten „Rattenschwänze“ lassen sich ganz einfach vermeiden. Meine Empfehlung: Greifen Sie zum Telefon, das spart mitunter viel E-Mail-Korrespondenz und ist zudem eine gute Gelegenheit, die eigene Kommunikationsfähigkeit zu schulen.

In meinem Buch „Der Einkauf im Wandel“ gehe noch auf weitere Aspekte der Kommunikation ein, zum Beispiel wie Sie Konflikte offen ansprechen und Zeitfresser in der Kommunikation vermeiden. 

Machen Sie den Praxischeck

Wie so oft sind primär die Führungskräfte im Einkauf dafür verantwortlich, die Aufholjagd erfolgreich zu gestalten. Sie sollten als souveräne Leitfiguren vorangehen und sich fragen, wo ihr Einkauf heute steht und morgen stehen sollte. Unterziehen Sie Ihrem Einkauf einmal dem Praxischeck:

• Haben die Einkäufer nur Excel-Tabellen im Kopf?
• Kennen sie das Endprodukt nicht und ist ihnen die Qualität herzlich egal?
• Wird zu teuer oder zu billig eingekauft?
• Kommt es bei Ihrem Einkauf immer wieder zu Konflikten?
• Leiden Ihre Einkäufer an Kreativitätsmangel?
• Haben Ihre Einkäufer noch nie von Strategien gehört?
• Fehlen Sprach-, Kommunikations- und soziale Kompetenzen?
• Haben Ihre Einkäufer nicht das nötige Verhandlungsgeschick?
• st der Verkauf in Ihrem Unternehmen wichtiger als der Einkauf?

Wenn Sie an einigen Stellen jetzt genickt haben, wird es höchste Zeit, etwas zu ändern. Wo genau die Schwerpunkte hierbei liegen, können wir gerne in einem persönlichen Termin herausfinden.

Mehr zu diesem und anderen Themen für zukunftssichere Strategien im Einkauf gibt es auch zum Nachhören in meinem Podcast.

In meinem neuen Buch „Der Einkauf im Wandel“ erfahren Sie zudem die 5 Erfolgsfaktoren, die den Einkauf der Zukunft ausmachen.