Erfolgreich Preisverhandlungen online führen

Preisverhandlungen im virtuellen Raum zu führen, gehöre heute fast schon zum Standardrepertoire eines Einkäufers. Kein Wunder, bringen sie doch zahlreiche Vorteile mit sich, wie die Einsparung von Reisezeit und -kosten, die Schonung der Umwelt und eine höhere Unabhängigkeit von äußeren Einflüssen wie Wetter, Verspätungen oder Streiks. „Doch virtuelle Preisverhandlungen sind kein Selbstläufer“, warnt Einkaufsexpertin Tanja Dammann-Götsch.

Ein wesentlicher Aspekt, den es in virtuellen Preisverhandlungen zu beachten gelte, ist die Frage nach dem Vertrauen. Sensible Daten und Zahlen mit jemandem via Online-Meeting zu besprechen, sei immer noch ungewohnt. Es bestehe nach wie vor ein kleiner Zweifel daran, ob nicht noch jemand mithört oder das Gespräch heimlich aufgezeichnet wird. An dieser Stelle empfiehlt Tanja Dammann-Götsch, ebenso wie bei Face-to-Face Verhandlungen, eine Geheimhaltungsvereinbarung, abgekürzt NDA. Dazu führt sie aus: „Schließen Sie diese Vereinbarung vor dem Meeting ab, so gehen beide Parteien mit einem guten Gefühl in die Verhandlung. Idealerweise haben Sie diesen Punkt auch schon über Ihr Lieferantenportal, sofern vorhanden, gesteuert.“ In größeren Unternehmen gebe es in der Regel eine Rechtsabteilung, die eine NDA für Verhandlungen bereitstellt. Wenn beides nicht vorhanden ist, könne man sich mittlerweile auch sehr gute Datensätze aus dem Web herunterladen.

Durch die Corona-Pandemie sind Online-Meetings und Gespräche zur Normalität geworden, dennoch sei es wichtig, die technischen Voraussetzungen vorab zu klären, wie Tanja Dammann-Götsch betont: „Es gibt unterschiedliche Tools, die zum Einsatz kommen können: Microsoft Teams, Google, Skype Business, Go to Meeting und Zoom gehören zu den bekanntesten. Der Einkauf sollte hier bestimmen, mit welchem Programm er am besten arbeiten kann. Ebenfalls können zusätzliche Whiteboard- oder Notizprogramme genutzt werden, um ein Besprechungsprotokoll zu erstellen und das Gesagte zu visualisieren. Ein simpler Punkt, der auch gerne vernachlässigt werde, ist die Kamera einzuschalten, denn niemand möchte gerne mit einem schwarzen Bildschirm verhandeln. Wer sich im Homeoffice befinde und seine Umgebung nicht preisgeben will, kann auf Hilfsmittel zurückgreifen, die den Hintergrund verfremden. Viele Unternehmen haben hierfür auch einen Standard-Background mit Firmenlogo erstellt, der genutzt werden kann. Eine gute Kamera, Headset und selbstverständlich eine stabile Internetverbindung gehören zu den Grundvoraussetzungen für virtuelle Gespräch und sollten inzwischen allen zur Verfügung stehen.

In virtuellen Meetings habe es sich ebenfalls bewährt, gewisse Regeln einzuführen. Dazu gehöre beispielsweise, dass sich die Gesprächspartner und die jeweiligen Unternehmen kurz vorstellen und dabei die Mikrofone ausgeschaltet bleiben. „Die Höflichkeit gebietet es auch, dass man nicht einfach ohne ein Wort während des Meetings aufsteht und den Raum verlässt oder ans Telefon geht“, ergänzt Tanja Dammann-Götsch. Alle Teilnehmenden sollten vor der Verhandlung einen groben Ablaufplan und die Regeln erhalten, damit der Termin reibungslos verlaufen kann. Ebenfalls hilfreich, damit es zu keinen Störungen kommt, sei ein vorheriges „Proben“ oder Hilfe im Hintergrund. Das gelte insbesondere für Einkäufer, die bisher wenige oder keine Berührungspunkte mit virtuellen Preisverhandlungen hatten. Hier gibt Tanja Dammann-Götsch ein paar Tipps: „Probieren Sie mit Kollegen aus, wie Sie die Kamera am besten einstellen, um gut zu wirken, ob Sie akustisch gut verständlich sind usw. Ein digitaler Manager oder Mitarbeiter aus der IT-Abteilung können Ihnen dabei helfen, den virtuellen Meetingraum optimal vorzubereiten und sich z. B. bei einem Meeting im Hintergrund halten, um eventuelle technische Ausfälle schnellstmöglich zu bearbeiten.“

Wie bei allen anderen Verhandlungen auch, gehört eine gute Vorbereitung zum A und O. Hierfür hat Tanja Dammann-Götsch in ihrem Blog eine Mindmap zusammengestellt, die alle wichtigen Punkte erhält und als Spickzettel herangezogen werden kann.

Abschließend fasst die Einkaufsexpertin noch einmal zusammen, wie Online-Preisverhandlungen zum Erfolg werden: „Drei wichtige Aspekte, die es bei virtuellen Preisverhandlungen zu beachten gilt, sind eine Geheimhaltungsvereinbarung, die vorab von beiden Seiten unterzeichnet wird, optimale technische Voraussetzungen und Rahmenbedingungen, sowie eine solide Verhandlungsvorbereitung seitens des Einkaufs.“

In ihrem persönlichen Blog greift Tanja Dammann-Götsch viele weitere Themen rund um den Einkauf auf und auch in ihrem Podcast bietet sie strategische Einkaufthemen zum Nachhören.