Mit einem abteilungsübergreifenden und interdisziplinären Team Unsicherheiten und Chancen im Einkauf identifizieren

Geht es um eine stabile Zukunft für Unternehmen, so ist jede Abteilung betroffen, die in einem Projekt zusammenwirkt – das reicht von der Entwicklung über den Projekteinkäufer bis hin zur Qualitätsprüfung. In der Elektronik-, Automobil- und Luftfahrtindustrie oder in der Medizintechnikproduktion wird das Thema „Produkteinkäufer“ beispielsweise immer größer. Demzufolge werden unwahrscheinlich viele Produkt- bzw. Projekteinkäufer am Markt gesucht. Wie sieht ein solches abteilungsübergreifendes und interdisziplinär agierendes Projektteam aus und welche Anforderungen werden hier im Speziellen an den Projekteinkäufer gestellt?

Ein Praxisbeispiel für abteilungsübergreifende und interdisziplinäre Teams

Um sich die Zusammenarbeit eines Projektteams besser vorstellen zu können, bediene ich mich eines Beispiels. Nehmen wir an, ein Elektroschaltschrank-Hersteller möchte ein System aufbauen, in dem für das Endprodukt Kabel, Leiterplatten, Metallgehäuse eine bestimmte Lackierung und gewisse Sicherheitsmerkmale benötigt werden. Es wird ein abteilungsübergreifendes Team für dieses Projekt aufgestellt, welches auch räumlich zusammenarbeitet. An der Wand hängen viele technische Zeichnungen, die einen Überblick geben. Zudem gibt es ein Kanban Board, welches den Status des Projekts abbildet und ein Backlog, auf dem alle To-dos vermerkt sind. So kann jeder sehen, was noch getan werden muss. In diesem Projektteam fungiert der Projekteinkäufer als ein Teil und ist stark mit den anderen Teammitgliedern verzahnt. Meist handelt es sich hier um besonders anspruchsvolle und hochinteressante Projekte.

Die Aufgaben des Projekteinkäufers im abteilungsübergreifenden Team

Der Projekteinkäufer muss auf der einen Seite seinen Kollegen aus dem Commodity- oder dem strategischen Bereich Rede und Antwort stehen; ebenso wie seinem eigenen Team. Er muss Aufgaben weitergeben und zum Beispiel eine Bieter-Liste anfordern, die benötigt wird, da demnächst das Kabel angefragt werden soll. Somit muss er jeden Einkäufer, der für die jeweilige Warengruppe zuständig ist, im Blick behalten und wissen, wann was wo angefragt wird. Darüber hinaus arbeitet der Projekteinkäufer eng mit der Entwicklung, dem Design, der Produktion, Qualität, dem Controlling und Verkauf zusammen. Jedes Teammitglied hat für seinen Fachbereich den Hut auf, aber alle ziehen an einem Strang, um den Schaltschrank fertigzustellen, den der Kunde letztendlich braucht.

 

Meetings und Meilensteine

Ein Projektteam hat selbstverständlich auch immer einen Leiter, der verantwortlich für das Projekt ist und beispielsweise sicherstellt, dass die Target-Kosten nicht aus dem Ruder laufen, Deadlines eingehalten werden oder die Mitglieder die nötigen Informationen vom Kunden bekommen. Dieser steht auch in der Verantwortung, regelmäßig in Meetings mit der Geschäftsleitung zu berichten, wie das Projekt voranschreitet. Das Projektteam selbst trifft sich in der Regel ebenfalls regelmäßig, um den Stand der Dinge zu protokollieren und Meilensteine festzulegen. Das Ziel ist, diese unter den gegebenen Vorgaben zu erreichen. Ist das allerdings nicht der Fall, dann sollte genau hingeschaut werden, woran das liegt. Fehlen noch Zeichnungen, braucht es Informationen vom Kunden? Der Projekteinkäufer ist gefragt, wenn es darum geht, warum beispielweisen noch nicht alle Lieferanten angeboten haben oder angefragt wurden.

Verantwortung und Verzahnung

Wird ein Meilenstein verfehlt, dann liegt es auch in der Verantwortung des Projekteinkäufers, mit den Kollegen aus den Warengruppen zu sprechen, um zu klären, worin die Ursachen liegen. Diese Art der interdisziplinären und abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit, in der das Team auch räumlich zusammensitzt, ist aus meiner Sicht ein absoluter Benefit für jedes Unternehmen, das sich zukunftsorientiert aufstellen möchten. Der Projekteinkäufer kann hierbei direkt zu den Kollegen aus den anderen Abteilungen gehen und so viel mehr erreichen, als über Umwege im normalen Alltagsgeschäft. Das heißt allerdings nicht, dass der eigentliche Einkauf in der Organisation wegfällt – es werden immer operative Einkäufer und Warengruppen-Einkäufer benötigt. Es führt vielmehr zu einer Verzahnung der einzelnen Einkäufer.

Nicht jeder macht, was er will

In vielen Köpfen herrscht oft noch die Annahme, dass in den Projektteams jeder macht, was er will. Das Wort agil lässt viele glauben, dass es dann drunter und drüber geht und es keine Struktur mehr gibt. Im Prinzip jedoch ist es ähnlich wie in jedem anderen Team: man trifft sich am Kanban Board, erarbeitet Maßnahmenpläne usw. Es ist nur logisch, dass in einem agilen Projektteam nicht jeder macht, was er will, sondern jeder mit seinem Fachwissen das Beste beisteuert, um das Projekt zum Erfolg zu führen.

Den gesunden Menschenverstand nicht vergessen

Vor einiger Zeit hatte ich hierzu eine Diskussion mit einem Kollegen. Ich als absoluter Fan von Projektteams und Agilität traf auf seine Ansicht, dass das alles etwas zu viel ist, und worin eigentlich das Neue läge, denn Projektteams habe es doch schon immer gegeben. Am Schluss haben wir beide schmunzelnd festgestellt, dass es auch der gesunde Menschenverstand ist, der uns zum Erfolg führt. Wie genau wir es nun nennen, ist nicht so wichtig, sondern im Fokus steht, dass das Ziel erreicht wird. Und dass wir schnell unterwegs sind, um der immer stärker werdenden Konkurrenz zu trotzen.

Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen auch mit abteilungsübergreifenden Projektteams? Mich würde interessieren, welche Erfahrungen Sie damit gemacht haben und worin Sie die Vor- und Nachteile sehen. Lassen Sie uns dazu in den Austausch gehen. Gerne auf LinkedIn oder in einem persönlichen Termin.

Mehr zu diesem und anderen Themen für zukunftssichere Strategien im Einkauf gibt es auch zum Nachhören in meinem Podcast.