Muss der Einkauf sich auf Verhandlungen vorbereiten? Die gehören doch zum Alltag …
Eine kurze Frage vorweg: Glauben Sie, dass ein Spitzensportler, der zum Beispiel schon tausendfach einen 100-Meter-Lauf absolviert, den Speer geworfen oder den Fußball geschossen hat, mit einem Mal aufhört zu trainieren, weil er es nicht mehr nötig hat? Wohl kaum! Und so muss sich auch der Einkauf auf Verhandlungen vorbereiten – gerade weil diese zum geschäftlichen Alltag gehören. Sie kennen bestimmt auch den Satz: „Im Einkauf liegt der Gewinn!“ und damit dies weiterhin Gültigkeit hat, ist es wichtig, das Verhandlungsgeschick zu trainieren und sich vorzubereiten, so wie es ein Sportler auch macht, wenn ein Wettkampf ansteht.
Vor einiger Zeit habe ich für ein internationales Unternehmen aus dem Handelsbereich ein Entwicklungsprogramm für den Einkauf geschrieben, konzipiert und durchgeführt. Eines der Hauptthemen bei diesem Training war: Verhandeln im Einkauf. Was ich zu diesem Thema bei verschiedenen Trainings festgestellt habe – egal ob in Deutschland, den USA, China oder Mexiko – ist, dass fast immer das Argument „Wir haben keine Zeit, uns vorzubereiten“ aufkommt. Aus meiner Sicht mit der Trainer-Brille glaube ich, dass sich dieses Argument auch daraus ableitet, dass viele gar nicht wissen, wie sie sich auf Verhandlungen vorbereiten sollen.
Verhandlungsvorbereitungen mithilfe einer Mindmap
Aus den Fragen in den Trainings zu Verhandlungen und meiner langjährigen Erfahrung im Einkauf entwickelte ich eine Mindmap, die alle Themen zur Verhandlungsvorbereitung berücksichtigt – und die ist nicht größer als ein DIN-A4-Blatt. In der Mitte wird der Fall beschrieben, sprich, was verhandelt wird, zum Beispiel ganz normale Werkzeuge oder etwas Komplexeres. Davon ausgehend werden in der rechten, oberen Ecke nun alle Zahlen, Daten und Fakten notiert. Was will ich preislich erreichen? Was ist mein minimales Ziel? Was will ich als maximales Ziel erreichen? Wie liegt mein Eröffnungsangebot? Die linke untere Ecke nenne ich immer die Info- und Konzessionsecke – hier wird aufgeschrieben, welche Informationen an den Lieferanten rausgegeben werden, welche Informationen wir brauchen und welche auf gar keinen Fall raus gehen. Des Weiteren kann aufgezählt werden, was im Handlungsablauf mit dem Lieferanten irritieren oder überraschen könnte. In der Mindmap kann ebenfalls ein Feld aufgemacht werden, in welchem eine Argumentationskette aufgeführt wird, um mit dem Lieferanten zu verhandeln. Jetzt gehen wir, ausgehend von unserem Fall, den wir in der Mitte aufgeschrieben haben, nach unten rechts. Dort gilt es „the best alternative to negotiate“, also die beste Alternative zum Preis niederzuschreiben. Denn in der Regel verhandeln wird nicht nur den Preis, sondern auch einen Service, eine Einlagerungsmöglichkeit, Zahlungsbedingungen, Lieferzeiten usw.
Mit wem verhandeln wir eigentlich?
Ein weiterer Aspekt, der in der Mindmap oben links vermerkt wird, ist der Kommunikationsstil in der Verhandlung. Für Einkäufer ist es wichtig zu wissen, wie der Verhandlungspartner als Mensch ist: Was ist er für ein Typ? Ist das Gegenüber sehr zielorientiert? Ist es jemand, der nur schwarz-weiß denkt und Zahlen, Daten, Fakten interessant findet oder habe ich es mit einer kreativen Persönlichkeit zu tun? Ist es vielleicht auch jemand, der im Prinzip stetig seine Themen abarbeitet? Mir persönlich hilft hier ein Blick auf das DISC-Persönlichkeitsmodell, anhand dessen ich meinen Verhandlungspartner gut einordnen kann.
„Spicker-Blatt“ schlägt Ordner
Um die Mindmap auszufüllen und ihr Leben einzuhauchen, muss man sich natürlich im Vorfeld mit dem Verhandlungspartner und der Verhandlungssache auseinandersetzen. Doch anstatt am Ende einen dicken Ordner mit Informationsmaterial zu haben, gibt es ein übersichtliches Blatt mit den wirklich wichtigen Infos, die in der Verhandlung gebraucht werden. Aus meiner eigenen Erfahrung in vielen Jahren im Einkauf weiß ich, dass die Verkäufer auch gerne versuchen, die Einkäufer ein bisschen vom Konzept abzubringen und in die Ecke zu treiben. Das großartige an einer übersichtlichen Mindmap ist, dass diese als Spickzettel verwendet werden kann. Aber Vorsicht, wie schon in der Schule sollte man sich nicht vom Gegenüber mit dem Spicker erwischen lassen. Wer sich vorher mit allen wichtigen Themen, mit den Zahlen, Daten, Fakten, den Alternativen, der Argumentationskette, den Informationen und Konzessionen, die verhandelt werden sollen und dem Kommunikationsstil beschäftigt hat, braucht den Spicker häufig gar nicht, sondern hat alles im Kopf.
Wie gestalten Sie Ihre nächste Verhandlung?
Steht bei Ihnen demnächst auch wieder eine Verhandlung an, dann versuchen Sie es doch diesmal mit einer Mindmap. Ich bin ein großer Fan davon und auch die Argumentation, dass keine Zeit bleibt sich vorzubereiten, hat mit dieser Methode ein Ende. Ich möchte Sie ermutigen, es selbst einmal mit einer Mindmap auszuprobieren. Wenn Sie noch Fragen dazu haben oder genauer wissen möchten, wie Sie eine solche Verhandlungs-Mindmap aufbauen, dann vernetzen Sie sich einfach mit mir auf LinkedIn oder vereinbaren Sie einen kostenlosen Termin.
Mehr zu diesem und anderen Themen für zukunftssichere Strategien im Einkauf gibt es auch zum Nachhören in meinem Podcast.
