Sind Verhandlungsvorbereitung im Einkauf nötig?
Warum sich der Einkauf trotz täglicher Routine auf Verhandlungen vorbereiten sollte und wie dies am besten gelingt, zeigt Einkaufsexpertin Tanja Dammann-Götsch.
Um zu verdeutlichen, wie wichtig es für Einkäufer ist, sich auf Verhandlungen vorzubereiten, zieht Tanja Dammann-Götsch ein Beispiel aus dem Sport heran. Jeder Spitzensportler, der schon hundertfach einen 100-Meter-Lauf absolviert, den Speer geworfen oder den Fußball geschossen hat, werde nicht mit einem Mal aufhören zu trainieren. Ähnlich sei es auch im Einkauf. „Nur weil Verhandlungen zum Alltag gehören, heißt das nicht, dass man ihnen keine Beachtung mehr schenken muss“, betont Tanja Dammann-Götsch.
Ebenso wie sich Sportler intensiv auf Wettkämpfe vorbereiten, sollten auch Einkäuferinnen und Einkäufer ihr Verhandlungsgeschick trainieren und sich gut vorbereiten. Dass dies nicht immer der Fall ist, hat die Einkaufsexpertin selbst in der Praxis vielmals erlebt. Sie berichtet von einer Erfahrung: „Vor einiger Zeit habe ich für ein internationales Unternehmen aus dem Handelsbereich ein Entwicklungsprogramm für den Einkauf geschrieben, konzipiert und durchgeführt. Eines der Hauptthemen bei diesem Training war: Verhandeln im Einkauf.“ Ein Argument, dass dabei immer wieder fiel, unabhängig vom Standort, war, dass keiner Zeit habe, sich vorzubereiten. Tanja Dammann-Götsch sieht darin auch den Punkt, dass manche gar nicht wissen, wie man sich auf Verhandlungen vorbereitet.
Aus den Fragen, die sich in den Trainings ergaben, und ihrer langjährigen Erfahrung im Einkauf hat Tanja Dammann-Götsch eine Mindmap entwickelt. Diese ist nicht größer als ein herkömmliches DIN-A4-Blatt und beinhaltet alle wesentlichen Aspekte, die in Verhandlungen wichtig sind. Im Zentrum der Mindmap steht der Fall, der verhandelt wird. Dieser könne sowohl normal als auch komplex sein. Davon ausgehend finden sich dann in vier Ecken Fragen zu Zahlen, Daten und Fakten, Informationen und Konzessionen, zur Kommunikation und „the best alternative to negotiate“, sprich der besten Alternative zum Preis. Ein teilweise vernachlässigter Aspekt bei Verhandlungen sei, mit wem man eigentlich spreche. Hierzu führt Tanja Dammann-Götsch an: „Für Einkäufer ist es wichtig zu wissen, wie der Verhandlungspartner als Mensch ist: Was ist er für ein Typ? Ist es jemand, der nur schwarz-weiß denkt und Zahlen, Daten, Fakten interessant findet oder habe ich es mit einer kreativen Persönlichkeit zu tun? Mir persönlich hilft hier ein Blick auf das DISC-Persönlichkeitsmodell, anhand dessen ich meinen Verhandlungspartner gut einordnen kann.“
Damit die Mindmap zielgerichtet ausgefüllt werden kann, müsse man sich im Vorfeld sowohl mit dem Verhandlungspartner als auch der Verhandlungssache auseinandersetzen. Wenn dies geschieht, lassen sich die Informationen auf ein Blatt komprimieren und dicke Ordner mit viel unnötigem Papier seien nicht mehr nötig. Aus eigener Erfahrung weiß Tanja Dammann-Götsch, dass Verkäufer oftmals dazu tendieren, die Einkäufer aus der Reserve zu locken und vom Konzept abzubringen. In einer solchen Situation sei die Mindmap als Spickzettel goldwert. Ein unauffälliger Blick sorge dann bei den Einkäufern wieder für mehr Sicherheit.
Abschließend ermutigt Tanja Dammann-Götsch dazu, die Mindmap einfach auszuprobieren: „Steht bei Ihnen demnächst auch wieder eine Verhandlung an, dann versuchen Sie es diesmal mit einer Mindmap. Ich bin ein großer Fan davon und auch die Argumentation, dass keine Zeit bleibt, sich vorzubereiten, hat mit dieser Methode ein Ende.“
Die Mindmap und weitere Ausführungen zum Thema Verhandlungsvorbereitung gibt es im persönlichen Blog von Tanja Dammann-Götsch.
Viele weitere Themen rund um den Einkauf gibt es im Podcast von Tanja Dammann-Götsch zum Nachhören.
