Wie gelingen virtuelle Preisverhandlungen im Einkauf erfolgreich?

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Ein wesentlicher Punkt, den wahrscheinlich alle Unternehmen aus der Pandemie mitnehmen, sind Online-Meetings. Sie etablierten sich in der Coronazeit immer mehr – egal, ob mit Kollegen im Homeoffice, Kunden, Geschäfts- oder Verhandlungspartner. Warum also nicht auch Preisverhandlungen virtuell gestalten?

Eine Frage des Vertrauens

Im Allgemeinen zögern wir erstmal, wenn wir empfindliche Zahlen und Daten mit jemandem über den Bildschirm besprechen. Hört noch jemand mit? Wird das Gespräch heimlich mitgeschnitten? Kann ich dem Lieferanten auf der anderen Seite vertrauen? An dieser Stelle empfehle ich, wie bei Face-to-Face-Verhandlungen eine Geheimhaltungsvereinbarung oder kurz: NDA. Schließen Sie diese Vereinbarung vor dem Meeting ab, so gehen beide Parteien mit einem guten Gefühl in die Verhandlung. Idealerweise haben Sie diesen Punkt auch schon über Ihr Lieferantenportal, sofern vorhanden, gesteuert, bevor der Lieferant überhaupt zum (virtuellen) Gespräch erscheint. In größeren Unternehmen gibt es in der Regel eine Rechtsabteilung, die ein NDA zur Verfügung stellt – es gibt mittlerweile aber auch sehr gute Datensätze, die man sich aus dem Web herunterladen kann. Wenn Sie hier sichergehen wollen, empfiehlt sich eine zusätzliche Prüfung durch einen Anwalt. Ist dies alles geklärt, kommt es zur nächsten Herausforderung in Online-Verhandlungen: der Technik.

Technische Voraussetzungen klären

Im Gegensatz zu präsenten Verhandlungen, in denen sich die Partner in einem klassischen Meetingraum gegenübersitzen, gilt es bei Online-Verhandlungen zunächst zu definieren, wie der „Raum“ aussehen soll. Es gibt unterschiedliche Tools, mit denen gearbeitet werden kann: Microsoft Teams, Google, Skype Business, Go to Meeting und Zoom gehören zu den bekanntesten. Der Einkauf sollte hier bestimmen, mit welchem Programm er am besten arbeiten kann. Ebenfalls können zusätzliche Whiteboard- oder Notizprogramme zum Einsatz kommen, über die ein Besprechungsprotokoll erstellt wird und die dazu dienen, das Gesprochene zu visualisieren.

Ein weiterer Aspekt, der immer noch nicht allen bewusst ist, ist, dass Sie die Kamera einschalten, wenn Sie mit Ihrem Gegenüber verhandeln. Das erhöht das Vertrauen, denn wer möchte schon gerne mit einem schwarzen Bildschirm sprechen. Sollten Sie im Homeoffice sein und Ihre Arbeitsumgebung nicht zeigen wollen, dann stellt nahezu jedes Programm Hilfsmittel zur Verfügung, mit denen sich der Hintergrund verfremden oder gegen einen virtuellen austauschen lässt. Einige Unternehmen haben auch einen Standard-Hintergrund mit Firmenlogo festgelegt, den jeder nutzen kann. Die nötige Hardware sollte mittlerweile allen zur Verfügung stehen: eine gute Kamera, Headset und selbstverständlich eine stabile Internetverbindung.

Regeln festlegen

Bei virtuellen Meetings hat es sich als hilfreich herausgestellt, vorab einige Regeln festzulegen. Dazu gehört zum Beispiel, dass zunächst die Mikrofone ausgeschaltet bleiben, bis sich das Unternehmen oder die Gesprächspartner vorgestellt haben. Die Höflichkeit gebietet es auch, dass man nicht einfach ohne ein Wort während des Meetings aufsteht und den Raum verlässt oder ans Telefon geht. Definieren Sie klare Rahmenbedingungen und eine kleine Agenda. Ist das Meeting für einen längeren Zeitraum angesetzt, können beispielsweise feste Pausen geplant werden. Sind mehrere Personen beteiligt, sollte klar sein, wann wer zu welchem Thema spricht. Schicken Sie das vor dem Meeting an alle Beteiligten, so kommt es nicht zu Fragen, die den Ablauf stören.

Im Zweifelsfall: Hilfe anfordern

Wer bisher noch keine Berührungspunkte mit virtuellen Preisverhandlungen hatte oder mit der Technik noch nicht gut vertraut ist, kann sich Stück für Stück herantasten. Probieren Sie mit Kollegen aus, wie Sie die Kamera am besten einstellen, um gut zu wirken, ob Sie akustisch gut verständlich sind usw. Eine weitere Möglichkeit ist, einen digitalen Manager mit an Bord zu holen. Größere Unternehmen haben meist gute Leute in der IT-Abteilung, die bei Fragen zur Verfügung stehen. Diese können dabei helfen, den virtuellen Meetingraum optimal vorzubereiten und sich z. B. bei einem Meeting im Hintergrund halten, um eventuelle technische Ausfälle schnellstmöglich zu bearbeiten.

Die Verhandlung vorbereiten

Wie in jeder Verhandlung ist es für den Einkauf wichtig, sich gut vorzubereiten. Zu diesem Zweck habe ich eine Mindmap erstellt, die alle wichtigen Punkte enthält und neben Zahlen, Daten, Fakten weitere, für eine Verhandlung relevante, Aspekte berücksichtigt. Als „Spickzettel“ in der Verhandlung kann sie goldwert sein. Mehr zur Mindmap finden Sie in meinem Blogbeitrag „Muss der Einkauf sich auf Verhandlungen vorbereiten?“ Ansonsten läuft eine virtuelle Verhandlung nicht viel anders als eine „Normale“. Zu Beginn stellt man sich gegenseitig vor, führt etwas Smalltalk und kann noch einmal kurz auf die Rahmenbedingungen zu sprechen kommen, bevor es an die eigentliche Verhandlung geht. Dann werden Standpunkte ausgetauscht, Meinungen kundgetan und am Ende kommt es bestenfalls zu einer Einigung – die Aufgaben werden verteilt und nächste Schritte festgelegt. Dafür lassen sich hervorragend die Whiteboards nutzen, die Sie bestenfalls bei den technischen Voraussetzungen schon definiert haben.

Fazit: So werden Online-Verhandlungen zum Erfolg

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Online-Verhandlungen in Zukunft einen immer größeren Stellenwert bekommen und daher drei wichtige Aspekte zu beachten sind:

• Eine Geheimhaltungsvereinbarung, die vorab von beiden Seiten unterzeichnet wird.
• Optimale technische Voraussetzungen und Rahmenbedingungen, die die Verhandlung reibungslos verlaufen lassen.
• Eine solide Verhandlungsvorbereitung seitens des Einkaufs, die alle Aspekte berücksichtig.

Wie viele Verhandlungen führt Ihr Einkauf bereits online? Welche Herausforderungen sehen Sie darin und in welchen Punkten brauchen Ihre Einkäuferinnen und Einkäufer noch Unterstützung? Ich freue mich auf einen Austausch mit Ihnen: gerne auf LinkedIn oder in einem persönlichen Termin.

Mehr zu diesem und anderen Themen für zukunftssichere Strategien im Einkauf gibt es auch zum Nachhören in meinem Podcast.